Como funciona o organograma no IsDoc?

O organograma é a estrutura interna do seu órgão dentro do IsDoc. Ele é montado como uma árvore de setores: cada setor pode ter setores abaixo dele, com quantos níveis o órgão precisar. Para abrir, clique em Organograma no menu.

Os setores têm os nomes que o seu órgão usa

O IsDoc não traz uma estrutura pronta. Uma prefeitura, uma câmara ou uma autarquia cadastra os próprios setores, do jeito que se organiza. Por exemplo:

• Secretaria de Saúde
  • Protocolo
  • Atenção Básica
• Secretaria de Educação
  • Protocolo

Cada setor tem um nome e, se quiser, uma sigla. Dois setores logo abaixo do mesmo setor não podem ter o mesmo nome, mas o mesmo nome pode se repetir em lugares diferentes da árvore, como o “Protocolo” do exemplo. A sigla, quando informada, não pode se repetir no órgão.

Ver a árvore de setores

A tela Organograma mostra cada setor com o seu responsável. Clique na seta ao lado de um setor para ver ou esconder os setores abaixo dele. Para achar um setor, digite parte do nome ou a sigla em Buscar por nome ou sigla.

Com a permissão Setores — Visualizar, você também pode:

• clicar no nome de um setor para abrir a página dele, com o responsável e os Usuários lotados;
• usar o filtro Situação para ver os setores Ativos, Desativados ou Todos.

Cadastrar um setor

1. Na tela Organograma, clique em Cadastrar setor.
2. Em Nome, use o nome que o órgão usa, como “Secretaria de Saúde”.
3. Em Sigla (opcional), informe a sigla, se o setor tiver uma, como “SEMSA”.
4. Em Setor superior, escolha o setor que fica acima dele. Deixe em branco para o setor ficar no primeiro nível.
5. Clique em Cadastrar setor.

Para alterar um setor, clique no ícone de editar na linha dele, mude o que precisar e clique em Salvar. Trocar o Setor superior leva junto os setores abaixo dele.

Lotação: em que setor cada pessoa trabalha

Lotar um servidor é dizer em que setor ele trabalha. Uma pessoa pode estar lotada em mais de um setor ao mesmo tempo, quando participa do trabalho de mais de uma área. Você vê os seus setores no seu cadastro.

Para lotar usuários:

1. Na tela Organograma, clique no nome do setor.
2. Clique em Lotar usuários.
3. Em Usuários, escolha uma ou mais pessoas. Só aparecem usuários ativos que ainda não estão no setor.
4. Clique em Lotar.

Para tirar alguém do setor, clique no ícone de retirar ao lado do nome, em Usuários lotados.

O responsável pelo setor

Cada setor pode ter um responsável, escolhido entre as pessoas lotadas nele. O nome dele aparece na árvore.

1. Abra a página do setor.
2. Em Responsável, clique em Definir responsável.
3. Escolha a pessoa em Responsável e clique em Salvar.

Quem vê o organograma

Todos os usuários do órgão veem a árvore com os setores ativos, a sigla e o responsável de cada um. A página de cada setor, com a lista de pessoas lotadas, e os setores desativados ficam visíveis só para quem tem a permissão Setores — Visualizar. Cadastrar, alterar e lotar pessoas pede a permissão Setores — Gerenciar. Veja como criar um perfil de acesso.

Um órgão nunca vê os setores de outro.

Quando a estrutura muda

A estrutura de um órgão muda com o tempo, e o organograma acompanha.

Desativar um setor

Um setor que deixou de existir é desativado: ele sai das opções de cadastro e lotação, mas o histórico do que foi feito nele continua guardado.

1. Na tela Organograma, clique no ícone de desativar na linha do setor.
2. Se houver pessoas lotadas nele, escolha em O que fazer com eles: Mover para outro setor (e escolha o Setor de destino) ou Deixar sem este setor. Quem escolher a segunda opção continua lotado nos outros setores que tiver.
3. Clique em Desativar setor.

Para trazer o setor de volta, mostre os Desativados no filtro Situação e clique no ícone de reativar na linha dele.

Excluir um setor

Só dá para excluir um setor cadastrado por engano, sem setores abaixo dele e sem ninguém lotado. Um setor que já foi usado deve ser desativado.

1. Clique no ícone de excluir na linha do setor.
2. Clique em Excluir setor.

Toda mudança no organograma fica registrada na auditoria do órgão.